Vertrauliche Formulare
Datenschutz
Datenschutzhinweise für formular123.de
Stand 7. Oktober 2026
Verantwortlicher und Kontakt
Ich, Rechtsanwalt David Korte, betreibe formular123.de. Ich bin für die hier beschriebene Verarbeitung im Portal verantwortlich.
Rechtsanwalt David Korte
Ballindamm 39
20095 Hamburg
Deutschland
Telefon: 040 18205084
E-Mail für Datenschutzanfragen: kontakt@ra-korte.de
Das Portal stellt Ihnen geschützte Zugänge und freigegebene Formularvorlagen bereit. Die nachfolgenden Hinweise beschreiben den Betrieb für Anliegen meiner Kanzlei. Die PDF wird auf Ihrem Endgerät erstellt. In der Portalansicht werden Ihre Eingaben, gezeichnete Unterschriften und ausgewählte Anlagen außerdem über die verschlüsselte Verbindung an meinen Portalserver übertragen und dort als verschlüsselter Entwurf vorübergehend gespeichert. Beim geschützten Absenden wird die fertig erstellte PDF ebenfalls vorübergehend verarbeitet. Anmeldung, Kontoverwaltung und Zugangsschutz erfordern weitere personenbezogene Daten auf dem Server.
Websitebesuch und Hosting
Für Hosting, Datenbank und den Versand der Zugangsnachrichten nutze ich IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Beim Websiteaufruf werden insbesondere Ihre IP-Adresse und technische Angaben zur Anfrage übermittelt, damit IONOS die Seite ausliefern kann. Dazu gehören aufgerufene Seite oder Datei, Zeitpunkt, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite. IONOS beschreibt eine Anonymisierung der IP-Adresse in seinen allgemeinen Webhostinginformationen. Dies bedeutet nicht, dass bereits die Übermittlung der Anfrage ohne IP-Adresse erfolgt.
Im Hosting besteht außerdem eine Auswertung von Webserver-Logdateien durch IONOS WebAnalytics. Sie dient der Statistik und technischen Optimierung. Nach Anbieterangaben verwendet WebAnalytics keine Cookies und anonymisiert die IP-Adresse nach der Übermittlung. Die Portalanwendung bindet keine eigenen Analysewerkzeuge, Werbedienste oder Zählpixel ein. Schriftarten und Programmbibliotheken werden vom Portal bereitgestellt.
Die veröffentlichten IONOS-Angaben zu Hostingprotokollen unterscheiden sich. Der aktuelle AVV-Anhang nennt höchstens sieben Tage. Die Hilfe für ältere Hostingverträge nennt für bereitgehaltene Zugriffsprotokolle höchstens acht Wochen. Unser Hostingvertrag gehört zu diesem älteren Bestand. Ich kann deshalb keine einheitliche tatsächliche Löschfrist für sämtliche Providerprotokolle bestätigen. Diese Angaben betreffen die Protokolle des Hostinganbieters und sind von den unten beschriebenen Fristen der Portalanwendung zu unterscheiden. Die Quellen sind unter https://www.ionos.de/terms-gtc/avv/ und https://www.ionos.de/hilfe/hosting/log-dateien/hinweise-zu-logdateien/ abrufbar.
Zum Hosting gehört der Sicherheitsdienst Site Scan. Er überprüft von außen erreichbare Webseiten auf Schadsoftware. IONOS setzt hierfür SiteLock LLC, 8701 East Hartford Drive, Suite 200, Scottsdale, AZ 85255, USA, ein. Erfasst werden dabei die Domain, öffentlich ausgelieferte Seiten und Prüfergebnisse. Der externe Scan erhält keinen Nutzerzugang zum Portal. Private Entwürfe, Formularantworten, Unterschriften und Versandpakete sind für den externen Scan nicht zugänglich. Sie liegen außerhalb des öffentlichen Websiteverzeichnisses und sind nur über die geschützte Anwendung verfügbar. Der kostenpflichtige interne Scan mit SFTP-Zugriff wird für dieses Portal nicht eingesetzt. IONOS nennt für SiteLock Standardvertragsklauseln als Garantien für eine Drittlandübermittlung. Informationen zu diesen Garantien können Sie bei mir anfordern. Die aktuelle Unterauftragnehmerliste ist im Anhang 2 unter https://www.ionos.de/terms-gtc/avv/ abrufbar. Eine ausschließlich deutsche Verarbeitung aller Hostingdaten wird damit nicht zugesichert.
Die technische Bereitstellung, Sicherheitsprüfung und erforderliche Verarbeitung von Zugriffsdaten beruhen auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt im zuverlässigen Betrieb, der Abwehr von Angriffen und der Vertraulichkeit der geschützten Zugänge. Die logbasierte Statistik dient der technischen Optimierung des Angebots.
Nutzerkonto, Passwörter und Sitzungen
Für Ihr Konto speichere ich Ihren Namen, Ihre Benutzerkennung, Ihre E-Mail-Adresse, die vorgesehene PDF-Empfängeradresse, Ihre Rolle, den Kontostatus und Ihre Formularfreigaben. Hinzu kommen Erstellungsdatum, gegebenenfalls Abschluss- und Löschzeitpunkt sowie technische Zugangsdaten, etwa die Startpasswortgültigkeit und der Sitzungsstatus. Die Ausgangsdaten stammen aus Ihren Angaben gegenüber meiner Kanzlei oder aus Unterlagen, die mir für Ihr Anliegen bereits vorliegen. Ich kann diese Kontodaten über die unten beschriebene direkte Anbindung aus meinem Langdock-Arbeitsbereich übernehmen. Für die Verwaltung und Bereitstellung eines Portalzugangs sind insbesondere eine Benutzerkennung und eine erreichbare E-Mail-Adresse erforderlich. Ohne die nötigen Kontodaten kann ich diesen Zugang nicht bereitstellen.
Ein zufällig erzeugtes Startpasswort wird mit Ihrer Benutzerkennung per E-Mail von zugang@formular123.de an die hinterlegte Adresse versandt. Es gilt 24 Stunden und muss vor dem Formularzugriff durch Ihr eigenes Passwort ersetzt werden. Bei einer Zurücksetzung werden das bisherige Passwort und bestehende Sitzungen ungültig. Sie erhalten ein neues Startpasswort. SMS-Versand ist derzeit nicht aktiviert. Die Datenbank speichert Passwortprüfwerte und keine lesbaren Passwörter. Das Startpasswort steht jedoch lesbar in der Zugangsnachricht und wird von den beteiligten E-Mail-Diensten verarbeitet.
Beim Administratorzugang ist zusätzlich eine Zwei-Faktor-Anmeldung erforderlich. Die Anwendung speichert dafür ein verschlüsseltes Geheimnis für zeitbasierte Einmalcodes, Prüfwerte der Wiederherstellungscodes und Angaben zum Schutz vor erneuter Verwendung bereits akzeptierter Codes.
Die Anmeldung verwendet den Sitzungscookie f123_session mit einer zufälligen Sitzungskennung. Er ist als Sitzungscookie eingerichtet und wird üblicherweise beim Ende der Browsersitzung entfernt. Browserfunktionen können Sitzungen wiederherstellen. Der Cookie ist für den ausdrücklich gewünschten geschützten Zugang erforderlich. Für diesen Cookie ist nach § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Die serverseitige Sitzung enthält unter anderem Kontokennung, Anmeldestatus und Angaben zum Schutz vor missbräuchlichen Anfragen. Nach 30 Minuten ohne relevante Aktivität endet der Zugang bei der nächsten Prüfung.
Zum Schutz vor wiederholten Anmeldeversuchen verarbeitet die Anwendung IP-Adresse und Benutzerkennung zu schlüsselgeschützten Prüfwerten. In dieser Schutzfunktion werden Prüfwerte, Versuchszähler und Ablaufzeiten gespeichert, keine Klartext-IP-Adressen. Diese Daten sind Sicherheitsmetadaten und nicht notwendig vollständig anonym. Verwaltungs- und Sicherheitsereignisse werden mit Ereignisart, Zeitpunkt und beteiligten Kontokennungen protokolliert. Dazu zählen Passwortprüfungen, Zurücksetzungen und Änderungen von Formularfreigaben. Formularantworten und Unterschriften werden dabei nicht protokolliert.
Soweit der Zugang zur Erfüllung Ihres Vertrags mit mir oder zu von Ihnen angefragten vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, beruht die Kontoverarbeitung auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Die zusätzliche Sicherheitsverarbeitung beruht auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse ist der Schutz der Konten, Unterlagen und zuverlässigen Zuordnung der freigegebenen Formulare.
Vorbereitung des Zugangs und vorausgefüllte Angaben aus Langdock
Ich kann Ihren Portalzugang aus meinem Kanzleiarbeitsbereich bei Langdock vorbereiten und Ihnen bereits vor der Einladung bestimmte Formulare zuweisen. Dabei werden Ihre Benutzerkennung, Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse direkt von Langdock an formular123.de übertragen. Ein öffentlicher Zugang zur freien Registrierung wird dadurch nicht eingerichtet. Eine Einladung wird erst durch einen gesonderten Versandauftrag ausgelöst.
Bei Bedarf kann ich zusätzlich ausgewählte Angaben aus bereits vorliegenden Mandantenunterlagen in die dafür vorgesehenen Formularfelder übertragen. Hierzu gehören insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten und Angaben zu Ihrem Anliegen. Es werden die für das jeweilige Formular ausgewählten Feldinhalte übertragen. Die gemeinsame leere Vorlage wird dadurch nicht verändert. Die Anbindung übernimmt keine Unterschriften und bestätigt keine Einwilligungen oder sonstigen Erklärungen an Ihrer Stelle. Bitte prüfen und berichtigen Sie vorausgefüllte Angaben vor dem Absenden.
Die Übertragung erfolgt direkt aus Langdock über HTTPS an den Portalserver. Die Schnittstelle ist durch einen gesonderten, widerrufbaren Zugangsschlüssel geschützt und auf ausgewählte Formularvorlagen und Funktionen begrenzt. Sie bietet keinen Abruf ausgefüllter PDFs oder fremder Nutzerkonten. Bei dieser Übertragung werden die Formularwerte nicht über den Entwicklungszugang in ChatGPT oder Codex geleitet.
Noch nicht geöffnete Anfangsangaben werden Ihrem Konto zugeordnet und verschlüsselt im privaten Portalbereich gespeichert. Sie sind höchstens sieben Tage ab dem erfolgreichen Import verfügbar. Eine identische Wiederholung desselben Importauftrags verlängert diese Frist nicht. Nach Fristablauf verweigert das Portal den Zugriff. Der nächste automatische Bereinigungslauf entfernt die fälligen Daten und Dateien. Die Bereinigung ist alle fünf Minuten vorgesehen und kann sich bei einer Betriebsstörung verzögern.
Beim ersten Öffnen des Formulars überführt die Anwendung die Anfangsangaben in Ihren regulären Entwurf. Erst nach erfolgreicher Überführung entfernt sie die bisherige Anfangskopie. Ab dann gelten die unten beschriebenen 24 Stunden für den Entwurf und dessen erneute Speicherung. Ein bereits bearbeiteter Entwurf wird durch einen neuen Import nicht überschrieben. Wenn Anfangsangaben ohne Öffnung abgelaufen sind, kann ich einen neuen Import ausdrücklich veranlassen.
Die Schnittstelle speichert außerdem technische Zuordnungen zwischen Zugangsschlüssel, Vorgangskennung, Nutzerkonto und Formularen sowie Auftragskennungen, schlüsselgeschützte Prüfwerte, Zeitpunkte und Verarbeitungsstatus. Diese Angaben dienen der richtigen Zuordnung und der Vermeidung doppelter Vorbereitung oder Einladungen. Sie enthalten keine Formularantworten oder lesbaren Zugangsschlüssel. Die Portalprotokolle enthalten ebenfalls keine importierten Formularwerte. Die Speicherung und Löschung dieser technischen Angaben richtet sich nach den unten beschriebenen Fristen.
Für die Vorbereitung nutze ich Langdock GmbH, Greifswalder Straße 212, 10405 Berlin, auf Grundlage meiner für diesen Kanzleiarbeitsbereich getroffenen Vereinbarungen. Die Verarbeitung in Langdock und gegebenenfalls durch dort eingesetzte Modellanbieter folgt den für diesen Arbeitsbereich eingerichteten Diensten und den ergänzenden Mandatsdatenschutzhinweisen. Die Sieben-Tage-Frist des Portals löscht keine bereits in Langdock oder in meiner Mandatsakte vorhandenen Unterlagen. Eine ausschließlich deutsche Verarbeitung sämtlicher Daten durch alle beteiligten Dienstleister wird damit nicht zugesichert.
Die Vorbereitung und Übertragung dienen denselben Mandatszwecken und unterliegen denselben Rechtsgrundlagen wie die nachfolgend beschriebene Formularbearbeitung. Die bloße Möglichkeit eines Imports begründet keine Erlaubnis für die Verarbeitung beliebiger Daten.
Formularbearbeitung, Anlagen und vorübergehende Entwürfe
Nach der Anmeldung lädt Ihr Browser die freigegebene leere Vorlage. Die Ansicht verarbeitet Ihre Angaben und eine mit Finger, Stift oder Maus gezeichnete Unterschrift zunächst auf Ihrem Gerät. Sie können vorhandene Bilder oder PDFs auswählen und, soweit Ihr Browser dies unterstützt, ein Foto aufnehmen. Ausgewählte Fotos werden auf Ihrem Gerät verkleinert und als JPEG verarbeitet. Die ausgewählten Anlagen werden in die endgültige PDF übernommen. Bitte wählen Sie nur erforderliche Unterlagen aus. Eine gezeichnete Unterschrift ist keine qualifizierte elektronische Signatur.
In der Portalansicht werden Änderungen automatisch als Entwurf an den Server übertragen. Dies umfasst die Feldinhalte, gezeichnete Unterschriften, ausgewählte Anlagen und den Bearbeitungsabschnitt. Die Speicheranzeige unterscheidet noch ausstehende Änderungen von einem bestätigten gespeicherten Stand. Ein Entwurf ist nur dann gesichert, wenn der Server die Speicherung bestätigt hat. Bei fehlender Verbindung bleiben aktuelle Eingaben zunächst in der geöffneten Ansicht. Beim Schließen oder bei einer Kontosperre können noch nicht gesicherte Änderungen verloren gehen.
Entwürfe liegen verschlüsselt im privaten Speicherbereich des Hostingservers. Der Anwendungsschlüssel liegt ebenfalls geschützt auf dem Server, damit die Anwendung berechtigten Nutzern ihre Entwürfe wieder anzeigen kann. Dies ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gegenüber dem Portalbetreiber oder Hostingdienstleister. Andere reguläre Nutzer erhalten keinen Zugriff auf Ihren Entwurf. Die Übertragung erfolgt über HTTPS. Formularinhalte, Unterschriften und Anlagen werden nicht in die Verwaltungs- und Sicherheitsprotokolle der Anwendung geschrieben.
Die PDF wird im Browser auf Ihrem Endgerät erzeugt. Sie können diese vor dem Absenden prüfen und herunterladen. Eine lokal heruntergeladene leere HTML-Vorlage arbeitet ohne Serververbindung. Sie bietet keine Entwurfsspeicherung und keinen Versand über das Portal. Browsererweiterungen, Betriebssystem, Druckdienste und eine von Ihnen eingerichtete Cloud-Synchronisation können daneben Daten bei Ihren eigenen Dienstleistern verarbeiten. Auf gemeinsam genutzten Geräten sollten Sie Ansichten, heruntergeladene Dateien und Ausdrucke schützen.
Die Bearbeitung und Übermittlung dienen der Vorbereitung und Durchführung Ihres Mandats. Soweit Sie selbst mein Vertragspartner sind oder die vorvertragliche Bearbeitung anfragen, beruht dies auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Soweit erforderliche Angaben über andere Personen verarbeitet werden, beruht dies auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse ist die sachgerechte Bearbeitung des Anliegens und die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Besonders geschützte Daten, etwa Gesundheitsdaten, werden nur verarbeitet, soweit die Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO erfüllt sind, insbesondere soweit ihre Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten bedürfen zusätzlich der Voraussetzungen des Art. 10 DSGVO und der anwendbaren gesetzlichen Erlaubnis. Diese technischen Funktionen begründen keine Erlaubnis für beliebige Daten.
Für meine Mandatsbearbeitung gelten ergänzend die Ihnen erteilten Mandatsdatenschutzhinweise. Sie erläutern die weitere Verarbeitung, Empfänger und Aufbewahrung Ihrer Mandatsunterlagen.
Geschütztes Absenden und eigenständiger Versand
Beim Absenden lädt die Anwendung die auf Ihrem Gerät erstellte PDF in den privaten verschlüsselten Speicherbereich des Servers. Empfänger ist die in Ihrem Konto hinterlegte und vor dem Absenden angezeigte Adresse, standardmäßig kontakt@ra-korte.de. Der Nutzer kann keine beliebige Empfängeradresse in einem Versandaufruf vorgeben. Die Anwendung prüft die Empfängereinrichtung und versendet ausgefüllte PDFs nicht ersatzweise als unverschlüsselten E-Mail-Anhang.
Beim geschützten Portal-Eingang erhält die Empfängeradresse eine allgemeine E-Mail-Benachrichtigung über einen neuen Eingang. Diese Nachricht enthält keine Formularantworten, keinen PDF-Anhang und keinen Zugangsschlüssel. Ein aktiver Administrator, dessen Kontoadresse mit der Empfängeradresse übereinstimmt, ruft die PDF nach Anmeldung mit Passwort und Authenticator im Portal ab. Ein Download allein löscht die Portal-Kopie noch nicht. Die Administration bestätigt anschließend ausdrücklich, dass die PDF außerhalb des Portals gesichert wurde, und veranlasst dadurch die Löschung der Portal-Kopie.
Ein ungeklärter Versandstatus wird nicht automatisch erneut versendet. Eine technische Versandannahme bestätigt nicht, dass die Kanzlei die Nachricht gelesen hat. Für den Fall einer Störung können Sie Ihre PDF selbst herunterladen und einen geeigneten Übermittlungsweg mit mir abstimmen.
Sie können die heruntergeladene PDF auch selbst über Ihr E-Mail-Programm versenden. Das Portal kann eine Nachricht mit Empfängeradresse vorbereiten; den Anhang fügen Sie selbst hinzu. Beim eigenständigen Versand werden Nachricht und PDF von den beteiligten E-Mail-Dienstleistern verarbeitet. Die HTTPS-Verbindung zum Portal verschlüsselt diesen späteren E-Mail-Versand nicht automatisch Ende zu Ende. Stimmen Sie bei besonders vertraulichen Inhalten einen geeigneten Versandweg ab.
Technisch kann je Nutzer eine andere Empfängeradresse hinterlegt werden. Eine andere Kanzlei wird allein durch die Hinterlegung ihrer Adresse nicht mein Auftragsverarbeiter. Bevor der Dienst für Anliegen anderer Kanzleien eingesetzt wird, müssen deren Verantwortlichkeiten, Zugriffe und Verträge gesondert festgelegt werden. Diese Hinweise beschreiben zunächst Anliegen meiner Kanzlei.
Empfänger und Speicherdauer
Auf die Kontodaten können ich und ausdrücklich berechtigte Personen zur Verwaltung und zum Betrieb zugreifen. Andere Portalnutzer erhalten keinen Zugriff auf Ihr Konto oder Ihre Formularfreigaben. IONOS verarbeitet Daten als beauftragter Dienstleister. Mit IONOS besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. IONOS setzt für Mail Basic 1&1 Mail & Media GmbH, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, und für den Webmailer Open-Xchange GmbH, Olper Hütte 5 f, 57462 Olpe, ein. Die Anbieter führen diese Mailleistungen als Verarbeitung innerhalb der EU auf. Für Site Scan gilt die oben beschriebene Beteiligung von SiteLock. Die Angaben sagen nichts über Ihren eigenen E-Mail-Anbieter aus.
Ungeöffnete Anfangsangaben aus Langdock sind höchstens sieben Tage ab dem erfolgreichen Import verfügbar. Nach der Überführung beim ersten Öffnen gelten die Entwurfsfristen. Technische Auftragsmetadaten der Schnittstelle werden spätestens nach 90 Tagen beim nächsten Bereinigungslauf entfernt. Kontobezogene Zuordnungen werden spätestens mit der Kontolöschung entfernt. Die kürzeren Fristen für die gespeicherten Feldinhalte bleiben davon unberührt.
Entwürfe sind bis 24 Stunden nach der letzten erfolgreichen Speicherung verfügbar. Bei einer erneuten erfolgreichen Speicherung beginnt diese Frist für den neuen Entwurfsstand neu. Sie können die Portal-Kopie eines Entwurfs auch selbst löschen. Aktuell geöffnete Eingaben bleiben dadurch auf Ihrem Gerät erhalten; weitere Änderungen oder eine bewusst ausgelöste Speicherung können einen neuen Entwurf anlegen.
Ein abgesendetes Versandpaket bleibt längstens 24 Stunden ab seiner Anlage im Portal verfügbar. Beim geschützten Portal-Eingang entfernt die Anwendung die aktive Portal-Kopie und den zugehörigen Entwurfsstand nach der ausdrücklichen Bestätigung der Administration, dass die PDF gesichert ist. Ein später erneut gespeicherter Entwurfsstand wird dadurch nicht gelöscht. Ohne diese Bestätigung läuft die Verfügbarkeit nach 24 Stunden ab. Die PDF muss daher rechtzeitig gesichert werden. Nach Fristablauf wird der Zugriff verweigert. Der nächste automatische Bereinigungslauf entfernt die fälligen Dateien und Datenbankinhalte; dieser Lauf ist alle fünf Minuten vorgesehen. Bei einer Betriebsstörung kann sich die technische Entfernung verzögern. Nach Löschung der PDF bleiben Versandmetadaten wie Kontobezug, Formularbezug, Empfänger, Zeitpunkte, Status und ein schlüsselgeschützter Inhaltsprüfwert noch bis sieben Tage ab Erstellung des Versandvorgangs erhalten. Diese Metadaten dienen der Zuordnung, Fehlerprüfung und dem Schutz vor doppeltem Versand. Sie sind nicht notwendig anonym.
Die folgende 90-Tage-Frist betrifft die Kontoverwaltung. Sie verlängert die kürzeren Fristen für Entwürfe und Versandpakete nicht.
Wenn ich Ihren Vorgang in der Nutzerverwaltung abschließe, wird Ihr Zugang sofort gesperrt. Passwort und bestehende Sitzungen werden ungültig. Ab diesem Abschluss läuft eine Frist von 90 Tagen. Nach deren Ablauf entfernt der nächste stündliche Bereinigungslauf das reguläre Nutzerkonto, zugehörige Formularfreigaben, Wiederherstellungsdaten und Ereignisprotokolle mit Bezug auf das Konto aus dem aktiven Portalbestand. Eine wiederholte Abschlussaktion verlängert die Frist nicht. Das angezeigte Löschdatum bezeichnet den Fristablauf; die technische Löschung erfolgt im anschließenden Lauf.
Bei ausdrücklicher Wiederöffnung vor der Löschung entfällt der vorgesehene Löschzeitpunkt. Der Zugang bleibt zunächst gesperrt und erfordert ein neues Startpasswort. Nach erneutem Abschluss beginnt eine neue 90-Tage-Frist. Bloßes Deaktivieren eines noch offenen Kontos löst diese Frist nicht aus. Ich prüfe regelmäßig, ob offene Konten noch benötigt werden. Administratorzugänge bleiben bestehen, solange sie für den Betrieb erforderlich sind. Sie fallen nicht unter die automatische Löschung regulärer Konten.
Ereignisprotokolle werden unabhängig von einem Kontoabschluss nach 90 Tagen beim nächsten Bereinigungslauf entfernt. Bei der Kontolöschung werden sämtliche auf dieses Konto bezogenen Ereignisprotokolle auch dann entfernt, wenn sie jünger sind. Anmeldebegrenzungen wirken in Zeitfenstern von 15 Minuten. Abgelaufene Schutzmetadaten werden im Bereinigungslauf entfernt. Auch serverseitige Sitzungsdateien, die länger als 30 Minuten nicht aktualisiert wurden, werden dabei bereinigt, soweit keine laufende Anfrage sie verwendet. Das Ende eines Zeitfensters bewirkt deshalb nicht in diesem Moment die Entfernung aller Dateien und Metadaten.
IONOS beschreibt für automatische Webspace- und Datenbanksicherungen eine Aufbewahrung von bis zu 14 Tagen. Eine Löschung im aktiven Portal entfernt nicht gleichzeitig bereits vorhandene Sicherungskopien. Nach einer Wiederherstellung müssen bereits fällige Löschungen erneut angewendet werden.
Die Löschung im Portal betrifft keine bereits heruntergeladenen PDFs, Ausdrucke, beim E-Mail-Dienst gespeicherten Nachrichten oder bereits in die Mandatsakte übernommenen Unterlagen. Bereits eingegangene E-Mails und PDF-Anhänge gehören zu den Mandatsunterlagen außerhalb des Portals. Für sie gelten die gesonderten Zwecke und Aufbewahrungsfristen der Mandatsbearbeitung. Die 90 Tage sind eine Frist für Portalzugänge und keine allgemeine Löschfrist für Mandatsunterlagen.
Ihre Rechte
Nach den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit eine automatisierte Verarbeitung auf Vertrag oder Einwilligung beruht, können Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format erhalten und ihre Übertragung verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen. Die bis dahin rechtmäßige Verarbeitung bleibt davon unberührt. Für Anfragen erreichen Sie mich unter den oben genannten Kontaktdaten.
Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen
Sie können aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen, soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO beruht. Ich beende diese Verarbeitung dann, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für meine Kanzlei ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, E-Mail mailbox@datenschutz.hamburg.de. Informationen und Beschwerdemöglichkeiten finden Sie unter https://datenschutz-hamburg.de.
Die Portalanwendung betreibt kein Profiling und trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Technische Zugangskontrollen und zeitweilige Anmeldesperren dienen dem Schutz des Portals.
Stand 7. Oktober 2026
Verantwortlicher und Kontakt
Ich, Rechtsanwalt David Korte, betreibe formular123.de. Ich bin für die hier beschriebene Verarbeitung im Portal verantwortlich.
Rechtsanwalt David Korte
Ballindamm 39
20095 Hamburg
Deutschland
Telefon: 040 18205084
E-Mail für Datenschutzanfragen: kontakt@ra-korte.de
Das Portal stellt Ihnen geschützte Zugänge und freigegebene Formularvorlagen bereit. Die nachfolgenden Hinweise beschreiben den Betrieb für Anliegen meiner Kanzlei. Die PDF wird auf Ihrem Endgerät erstellt. In der Portalansicht werden Ihre Eingaben, gezeichnete Unterschriften und ausgewählte Anlagen außerdem über die verschlüsselte Verbindung an meinen Portalserver übertragen und dort als verschlüsselter Entwurf vorübergehend gespeichert. Beim geschützten Absenden wird die fertig erstellte PDF ebenfalls vorübergehend verarbeitet. Anmeldung, Kontoverwaltung und Zugangsschutz erfordern weitere personenbezogene Daten auf dem Server.
Websitebesuch und Hosting
Für Hosting, Datenbank und den Versand der Zugangsnachrichten nutze ich IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Beim Websiteaufruf werden insbesondere Ihre IP-Adresse und technische Angaben zur Anfrage übermittelt, damit IONOS die Seite ausliefern kann. Dazu gehören aufgerufene Seite oder Datei, Zeitpunkt, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite. IONOS beschreibt eine Anonymisierung der IP-Adresse in seinen allgemeinen Webhostinginformationen. Dies bedeutet nicht, dass bereits die Übermittlung der Anfrage ohne IP-Adresse erfolgt.
Im Hosting besteht außerdem eine Auswertung von Webserver-Logdateien durch IONOS WebAnalytics. Sie dient der Statistik und technischen Optimierung. Nach Anbieterangaben verwendet WebAnalytics keine Cookies und anonymisiert die IP-Adresse nach der Übermittlung. Die Portalanwendung bindet keine eigenen Analysewerkzeuge, Werbedienste oder Zählpixel ein. Schriftarten und Programmbibliotheken werden vom Portal bereitgestellt.
Die veröffentlichten IONOS-Angaben zu Hostingprotokollen unterscheiden sich. Der aktuelle AVV-Anhang nennt höchstens sieben Tage. Die Hilfe für ältere Hostingverträge nennt für bereitgehaltene Zugriffsprotokolle höchstens acht Wochen. Unser Hostingvertrag gehört zu diesem älteren Bestand. Ich kann deshalb keine einheitliche tatsächliche Löschfrist für sämtliche Providerprotokolle bestätigen. Diese Angaben betreffen die Protokolle des Hostinganbieters und sind von den unten beschriebenen Fristen der Portalanwendung zu unterscheiden. Die Quellen sind unter https://www.ionos.de/terms-gtc/avv/ und https://www.ionos.de/hilfe/hosting/log-dateien/hinweise-zu-logdateien/ abrufbar.
Zum Hosting gehört der Sicherheitsdienst Site Scan. Er überprüft von außen erreichbare Webseiten auf Schadsoftware. IONOS setzt hierfür SiteLock LLC, 8701 East Hartford Drive, Suite 200, Scottsdale, AZ 85255, USA, ein. Erfasst werden dabei die Domain, öffentlich ausgelieferte Seiten und Prüfergebnisse. Der externe Scan erhält keinen Nutzerzugang zum Portal. Private Entwürfe, Formularantworten, Unterschriften und Versandpakete sind für den externen Scan nicht zugänglich. Sie liegen außerhalb des öffentlichen Websiteverzeichnisses und sind nur über die geschützte Anwendung verfügbar. Der kostenpflichtige interne Scan mit SFTP-Zugriff wird für dieses Portal nicht eingesetzt. IONOS nennt für SiteLock Standardvertragsklauseln als Garantien für eine Drittlandübermittlung. Informationen zu diesen Garantien können Sie bei mir anfordern. Die aktuelle Unterauftragnehmerliste ist im Anhang 2 unter https://www.ionos.de/terms-gtc/avv/ abrufbar. Eine ausschließlich deutsche Verarbeitung aller Hostingdaten wird damit nicht zugesichert.
Die technische Bereitstellung, Sicherheitsprüfung und erforderliche Verarbeitung von Zugriffsdaten beruhen auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt im zuverlässigen Betrieb, der Abwehr von Angriffen und der Vertraulichkeit der geschützten Zugänge. Die logbasierte Statistik dient der technischen Optimierung des Angebots.
Nutzerkonto, Passwörter und Sitzungen
Für Ihr Konto speichere ich Ihren Namen, Ihre Benutzerkennung, Ihre E-Mail-Adresse, die vorgesehene PDF-Empfängeradresse, Ihre Rolle, den Kontostatus und Ihre Formularfreigaben. Hinzu kommen Erstellungsdatum, gegebenenfalls Abschluss- und Löschzeitpunkt sowie technische Zugangsdaten, etwa die Startpasswortgültigkeit und der Sitzungsstatus. Die Ausgangsdaten stammen aus Ihren Angaben gegenüber meiner Kanzlei oder aus Unterlagen, die mir für Ihr Anliegen bereits vorliegen. Ich kann diese Kontodaten über die unten beschriebene direkte Anbindung aus meinem Langdock-Arbeitsbereich übernehmen. Für die Verwaltung und Bereitstellung eines Portalzugangs sind insbesondere eine Benutzerkennung und eine erreichbare E-Mail-Adresse erforderlich. Ohne die nötigen Kontodaten kann ich diesen Zugang nicht bereitstellen.
Ein zufällig erzeugtes Startpasswort wird mit Ihrer Benutzerkennung per E-Mail von zugang@formular123.de an die hinterlegte Adresse versandt. Es gilt 24 Stunden und muss vor dem Formularzugriff durch Ihr eigenes Passwort ersetzt werden. Bei einer Zurücksetzung werden das bisherige Passwort und bestehende Sitzungen ungültig. Sie erhalten ein neues Startpasswort. SMS-Versand ist derzeit nicht aktiviert. Die Datenbank speichert Passwortprüfwerte und keine lesbaren Passwörter. Das Startpasswort steht jedoch lesbar in der Zugangsnachricht und wird von den beteiligten E-Mail-Diensten verarbeitet.
Beim Administratorzugang ist zusätzlich eine Zwei-Faktor-Anmeldung erforderlich. Die Anwendung speichert dafür ein verschlüsseltes Geheimnis für zeitbasierte Einmalcodes, Prüfwerte der Wiederherstellungscodes und Angaben zum Schutz vor erneuter Verwendung bereits akzeptierter Codes.
Die Anmeldung verwendet den Sitzungscookie f123_session mit einer zufälligen Sitzungskennung. Er ist als Sitzungscookie eingerichtet und wird üblicherweise beim Ende der Browsersitzung entfernt. Browserfunktionen können Sitzungen wiederherstellen. Der Cookie ist für den ausdrücklich gewünschten geschützten Zugang erforderlich. Für diesen Cookie ist nach § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Die serverseitige Sitzung enthält unter anderem Kontokennung, Anmeldestatus und Angaben zum Schutz vor missbräuchlichen Anfragen. Nach 30 Minuten ohne relevante Aktivität endet der Zugang bei der nächsten Prüfung.
Zum Schutz vor wiederholten Anmeldeversuchen verarbeitet die Anwendung IP-Adresse und Benutzerkennung zu schlüsselgeschützten Prüfwerten. In dieser Schutzfunktion werden Prüfwerte, Versuchszähler und Ablaufzeiten gespeichert, keine Klartext-IP-Adressen. Diese Daten sind Sicherheitsmetadaten und nicht notwendig vollständig anonym. Verwaltungs- und Sicherheitsereignisse werden mit Ereignisart, Zeitpunkt und beteiligten Kontokennungen protokolliert. Dazu zählen Passwortprüfungen, Zurücksetzungen und Änderungen von Formularfreigaben. Formularantworten und Unterschriften werden dabei nicht protokolliert.
Soweit der Zugang zur Erfüllung Ihres Vertrags mit mir oder zu von Ihnen angefragten vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, beruht die Kontoverarbeitung auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Die zusätzliche Sicherheitsverarbeitung beruht auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse ist der Schutz der Konten, Unterlagen und zuverlässigen Zuordnung der freigegebenen Formulare.
Vorbereitung des Zugangs und vorausgefüllte Angaben aus Langdock
Ich kann Ihren Portalzugang aus meinem Kanzleiarbeitsbereich bei Langdock vorbereiten und Ihnen bereits vor der Einladung bestimmte Formulare zuweisen. Dabei werden Ihre Benutzerkennung, Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse direkt von Langdock an formular123.de übertragen. Ein öffentlicher Zugang zur freien Registrierung wird dadurch nicht eingerichtet. Eine Einladung wird erst durch einen gesonderten Versandauftrag ausgelöst.
Bei Bedarf kann ich zusätzlich ausgewählte Angaben aus bereits vorliegenden Mandantenunterlagen in die dafür vorgesehenen Formularfelder übertragen. Hierzu gehören insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten und Angaben zu Ihrem Anliegen. Es werden die für das jeweilige Formular ausgewählten Feldinhalte übertragen. Die gemeinsame leere Vorlage wird dadurch nicht verändert. Die Anbindung übernimmt keine Unterschriften und bestätigt keine Einwilligungen oder sonstigen Erklärungen an Ihrer Stelle. Bitte prüfen und berichtigen Sie vorausgefüllte Angaben vor dem Absenden.
Die Übertragung erfolgt direkt aus Langdock über HTTPS an den Portalserver. Die Schnittstelle ist durch einen gesonderten, widerrufbaren Zugangsschlüssel geschützt und auf ausgewählte Formularvorlagen und Funktionen begrenzt. Sie bietet keinen Abruf ausgefüllter PDFs oder fremder Nutzerkonten. Bei dieser Übertragung werden die Formularwerte nicht über den Entwicklungszugang in ChatGPT oder Codex geleitet.
Noch nicht geöffnete Anfangsangaben werden Ihrem Konto zugeordnet und verschlüsselt im privaten Portalbereich gespeichert. Sie sind höchstens sieben Tage ab dem erfolgreichen Import verfügbar. Eine identische Wiederholung desselben Importauftrags verlängert diese Frist nicht. Nach Fristablauf verweigert das Portal den Zugriff. Der nächste automatische Bereinigungslauf entfernt die fälligen Daten und Dateien. Die Bereinigung ist alle fünf Minuten vorgesehen und kann sich bei einer Betriebsstörung verzögern.
Beim ersten Öffnen des Formulars überführt die Anwendung die Anfangsangaben in Ihren regulären Entwurf. Erst nach erfolgreicher Überführung entfernt sie die bisherige Anfangskopie. Ab dann gelten die unten beschriebenen 24 Stunden für den Entwurf und dessen erneute Speicherung. Ein bereits bearbeiteter Entwurf wird durch einen neuen Import nicht überschrieben. Wenn Anfangsangaben ohne Öffnung abgelaufen sind, kann ich einen neuen Import ausdrücklich veranlassen.
Die Schnittstelle speichert außerdem technische Zuordnungen zwischen Zugangsschlüssel, Vorgangskennung, Nutzerkonto und Formularen sowie Auftragskennungen, schlüsselgeschützte Prüfwerte, Zeitpunkte und Verarbeitungsstatus. Diese Angaben dienen der richtigen Zuordnung und der Vermeidung doppelter Vorbereitung oder Einladungen. Sie enthalten keine Formularantworten oder lesbaren Zugangsschlüssel. Die Portalprotokolle enthalten ebenfalls keine importierten Formularwerte. Die Speicherung und Löschung dieser technischen Angaben richtet sich nach den unten beschriebenen Fristen.
Für die Vorbereitung nutze ich Langdock GmbH, Greifswalder Straße 212, 10405 Berlin, auf Grundlage meiner für diesen Kanzleiarbeitsbereich getroffenen Vereinbarungen. Die Verarbeitung in Langdock und gegebenenfalls durch dort eingesetzte Modellanbieter folgt den für diesen Arbeitsbereich eingerichteten Diensten und den ergänzenden Mandatsdatenschutzhinweisen. Die Sieben-Tage-Frist des Portals löscht keine bereits in Langdock oder in meiner Mandatsakte vorhandenen Unterlagen. Eine ausschließlich deutsche Verarbeitung sämtlicher Daten durch alle beteiligten Dienstleister wird damit nicht zugesichert.
Die Vorbereitung und Übertragung dienen denselben Mandatszwecken und unterliegen denselben Rechtsgrundlagen wie die nachfolgend beschriebene Formularbearbeitung. Die bloße Möglichkeit eines Imports begründet keine Erlaubnis für die Verarbeitung beliebiger Daten.
Formularbearbeitung, Anlagen und vorübergehende Entwürfe
Nach der Anmeldung lädt Ihr Browser die freigegebene leere Vorlage. Die Ansicht verarbeitet Ihre Angaben und eine mit Finger, Stift oder Maus gezeichnete Unterschrift zunächst auf Ihrem Gerät. Sie können vorhandene Bilder oder PDFs auswählen und, soweit Ihr Browser dies unterstützt, ein Foto aufnehmen. Ausgewählte Fotos werden auf Ihrem Gerät verkleinert und als JPEG verarbeitet. Die ausgewählten Anlagen werden in die endgültige PDF übernommen. Bitte wählen Sie nur erforderliche Unterlagen aus. Eine gezeichnete Unterschrift ist keine qualifizierte elektronische Signatur.
In der Portalansicht werden Änderungen automatisch als Entwurf an den Server übertragen. Dies umfasst die Feldinhalte, gezeichnete Unterschriften, ausgewählte Anlagen und den Bearbeitungsabschnitt. Die Speicheranzeige unterscheidet noch ausstehende Änderungen von einem bestätigten gespeicherten Stand. Ein Entwurf ist nur dann gesichert, wenn der Server die Speicherung bestätigt hat. Bei fehlender Verbindung bleiben aktuelle Eingaben zunächst in der geöffneten Ansicht. Beim Schließen oder bei einer Kontosperre können noch nicht gesicherte Änderungen verloren gehen.
Entwürfe liegen verschlüsselt im privaten Speicherbereich des Hostingservers. Der Anwendungsschlüssel liegt ebenfalls geschützt auf dem Server, damit die Anwendung berechtigten Nutzern ihre Entwürfe wieder anzeigen kann. Dies ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gegenüber dem Portalbetreiber oder Hostingdienstleister. Andere reguläre Nutzer erhalten keinen Zugriff auf Ihren Entwurf. Die Übertragung erfolgt über HTTPS. Formularinhalte, Unterschriften und Anlagen werden nicht in die Verwaltungs- und Sicherheitsprotokolle der Anwendung geschrieben.
Die PDF wird im Browser auf Ihrem Endgerät erzeugt. Sie können diese vor dem Absenden prüfen und herunterladen. Eine lokal heruntergeladene leere HTML-Vorlage arbeitet ohne Serververbindung. Sie bietet keine Entwurfsspeicherung und keinen Versand über das Portal. Browsererweiterungen, Betriebssystem, Druckdienste und eine von Ihnen eingerichtete Cloud-Synchronisation können daneben Daten bei Ihren eigenen Dienstleistern verarbeiten. Auf gemeinsam genutzten Geräten sollten Sie Ansichten, heruntergeladene Dateien und Ausdrucke schützen.
Die Bearbeitung und Übermittlung dienen der Vorbereitung und Durchführung Ihres Mandats. Soweit Sie selbst mein Vertragspartner sind oder die vorvertragliche Bearbeitung anfragen, beruht dies auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Soweit erforderliche Angaben über andere Personen verarbeitet werden, beruht dies auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse ist die sachgerechte Bearbeitung des Anliegens und die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Besonders geschützte Daten, etwa Gesundheitsdaten, werden nur verarbeitet, soweit die Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO erfüllt sind, insbesondere soweit ihre Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten bedürfen zusätzlich der Voraussetzungen des Art. 10 DSGVO und der anwendbaren gesetzlichen Erlaubnis. Diese technischen Funktionen begründen keine Erlaubnis für beliebige Daten.
Für meine Mandatsbearbeitung gelten ergänzend die Ihnen erteilten Mandatsdatenschutzhinweise. Sie erläutern die weitere Verarbeitung, Empfänger und Aufbewahrung Ihrer Mandatsunterlagen.
Geschütztes Absenden und eigenständiger Versand
Beim Absenden lädt die Anwendung die auf Ihrem Gerät erstellte PDF in den privaten verschlüsselten Speicherbereich des Servers. Empfänger ist die in Ihrem Konto hinterlegte und vor dem Absenden angezeigte Adresse, standardmäßig kontakt@ra-korte.de. Der Nutzer kann keine beliebige Empfängeradresse in einem Versandaufruf vorgeben. Die Anwendung prüft die Empfängereinrichtung und versendet ausgefüllte PDFs nicht ersatzweise als unverschlüsselten E-Mail-Anhang.
Beim geschützten Portal-Eingang erhält die Empfängeradresse eine allgemeine E-Mail-Benachrichtigung über einen neuen Eingang. Diese Nachricht enthält keine Formularantworten, keinen PDF-Anhang und keinen Zugangsschlüssel. Ein aktiver Administrator, dessen Kontoadresse mit der Empfängeradresse übereinstimmt, ruft die PDF nach Anmeldung mit Passwort und Authenticator im Portal ab. Ein Download allein löscht die Portal-Kopie noch nicht. Die Administration bestätigt anschließend ausdrücklich, dass die PDF außerhalb des Portals gesichert wurde, und veranlasst dadurch die Löschung der Portal-Kopie.
Ein ungeklärter Versandstatus wird nicht automatisch erneut versendet. Eine technische Versandannahme bestätigt nicht, dass die Kanzlei die Nachricht gelesen hat. Für den Fall einer Störung können Sie Ihre PDF selbst herunterladen und einen geeigneten Übermittlungsweg mit mir abstimmen.
Sie können die heruntergeladene PDF auch selbst über Ihr E-Mail-Programm versenden. Das Portal kann eine Nachricht mit Empfängeradresse vorbereiten; den Anhang fügen Sie selbst hinzu. Beim eigenständigen Versand werden Nachricht und PDF von den beteiligten E-Mail-Dienstleistern verarbeitet. Die HTTPS-Verbindung zum Portal verschlüsselt diesen späteren E-Mail-Versand nicht automatisch Ende zu Ende. Stimmen Sie bei besonders vertraulichen Inhalten einen geeigneten Versandweg ab.
Technisch kann je Nutzer eine andere Empfängeradresse hinterlegt werden. Eine andere Kanzlei wird allein durch die Hinterlegung ihrer Adresse nicht mein Auftragsverarbeiter. Bevor der Dienst für Anliegen anderer Kanzleien eingesetzt wird, müssen deren Verantwortlichkeiten, Zugriffe und Verträge gesondert festgelegt werden. Diese Hinweise beschreiben zunächst Anliegen meiner Kanzlei.
Empfänger und Speicherdauer
Auf die Kontodaten können ich und ausdrücklich berechtigte Personen zur Verwaltung und zum Betrieb zugreifen. Andere Portalnutzer erhalten keinen Zugriff auf Ihr Konto oder Ihre Formularfreigaben. IONOS verarbeitet Daten als beauftragter Dienstleister. Mit IONOS besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. IONOS setzt für Mail Basic 1&1 Mail & Media GmbH, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, und für den Webmailer Open-Xchange GmbH, Olper Hütte 5 f, 57462 Olpe, ein. Die Anbieter führen diese Mailleistungen als Verarbeitung innerhalb der EU auf. Für Site Scan gilt die oben beschriebene Beteiligung von SiteLock. Die Angaben sagen nichts über Ihren eigenen E-Mail-Anbieter aus.
Ungeöffnete Anfangsangaben aus Langdock sind höchstens sieben Tage ab dem erfolgreichen Import verfügbar. Nach der Überführung beim ersten Öffnen gelten die Entwurfsfristen. Technische Auftragsmetadaten der Schnittstelle werden spätestens nach 90 Tagen beim nächsten Bereinigungslauf entfernt. Kontobezogene Zuordnungen werden spätestens mit der Kontolöschung entfernt. Die kürzeren Fristen für die gespeicherten Feldinhalte bleiben davon unberührt.
Entwürfe sind bis 24 Stunden nach der letzten erfolgreichen Speicherung verfügbar. Bei einer erneuten erfolgreichen Speicherung beginnt diese Frist für den neuen Entwurfsstand neu. Sie können die Portal-Kopie eines Entwurfs auch selbst löschen. Aktuell geöffnete Eingaben bleiben dadurch auf Ihrem Gerät erhalten; weitere Änderungen oder eine bewusst ausgelöste Speicherung können einen neuen Entwurf anlegen.
Ein abgesendetes Versandpaket bleibt längstens 24 Stunden ab seiner Anlage im Portal verfügbar. Beim geschützten Portal-Eingang entfernt die Anwendung die aktive Portal-Kopie und den zugehörigen Entwurfsstand nach der ausdrücklichen Bestätigung der Administration, dass die PDF gesichert ist. Ein später erneut gespeicherter Entwurfsstand wird dadurch nicht gelöscht. Ohne diese Bestätigung läuft die Verfügbarkeit nach 24 Stunden ab. Die PDF muss daher rechtzeitig gesichert werden. Nach Fristablauf wird der Zugriff verweigert. Der nächste automatische Bereinigungslauf entfernt die fälligen Dateien und Datenbankinhalte; dieser Lauf ist alle fünf Minuten vorgesehen. Bei einer Betriebsstörung kann sich die technische Entfernung verzögern. Nach Löschung der PDF bleiben Versandmetadaten wie Kontobezug, Formularbezug, Empfänger, Zeitpunkte, Status und ein schlüsselgeschützter Inhaltsprüfwert noch bis sieben Tage ab Erstellung des Versandvorgangs erhalten. Diese Metadaten dienen der Zuordnung, Fehlerprüfung und dem Schutz vor doppeltem Versand. Sie sind nicht notwendig anonym.
Die folgende 90-Tage-Frist betrifft die Kontoverwaltung. Sie verlängert die kürzeren Fristen für Entwürfe und Versandpakete nicht.
Wenn ich Ihren Vorgang in der Nutzerverwaltung abschließe, wird Ihr Zugang sofort gesperrt. Passwort und bestehende Sitzungen werden ungültig. Ab diesem Abschluss läuft eine Frist von 90 Tagen. Nach deren Ablauf entfernt der nächste stündliche Bereinigungslauf das reguläre Nutzerkonto, zugehörige Formularfreigaben, Wiederherstellungsdaten und Ereignisprotokolle mit Bezug auf das Konto aus dem aktiven Portalbestand. Eine wiederholte Abschlussaktion verlängert die Frist nicht. Das angezeigte Löschdatum bezeichnet den Fristablauf; die technische Löschung erfolgt im anschließenden Lauf.
Bei ausdrücklicher Wiederöffnung vor der Löschung entfällt der vorgesehene Löschzeitpunkt. Der Zugang bleibt zunächst gesperrt und erfordert ein neues Startpasswort. Nach erneutem Abschluss beginnt eine neue 90-Tage-Frist. Bloßes Deaktivieren eines noch offenen Kontos löst diese Frist nicht aus. Ich prüfe regelmäßig, ob offene Konten noch benötigt werden. Administratorzugänge bleiben bestehen, solange sie für den Betrieb erforderlich sind. Sie fallen nicht unter die automatische Löschung regulärer Konten.
Ereignisprotokolle werden unabhängig von einem Kontoabschluss nach 90 Tagen beim nächsten Bereinigungslauf entfernt. Bei der Kontolöschung werden sämtliche auf dieses Konto bezogenen Ereignisprotokolle auch dann entfernt, wenn sie jünger sind. Anmeldebegrenzungen wirken in Zeitfenstern von 15 Minuten. Abgelaufene Schutzmetadaten werden im Bereinigungslauf entfernt. Auch serverseitige Sitzungsdateien, die länger als 30 Minuten nicht aktualisiert wurden, werden dabei bereinigt, soweit keine laufende Anfrage sie verwendet. Das Ende eines Zeitfensters bewirkt deshalb nicht in diesem Moment die Entfernung aller Dateien und Metadaten.
IONOS beschreibt für automatische Webspace- und Datenbanksicherungen eine Aufbewahrung von bis zu 14 Tagen. Eine Löschung im aktiven Portal entfernt nicht gleichzeitig bereits vorhandene Sicherungskopien. Nach einer Wiederherstellung müssen bereits fällige Löschungen erneut angewendet werden.
Die Löschung im Portal betrifft keine bereits heruntergeladenen PDFs, Ausdrucke, beim E-Mail-Dienst gespeicherten Nachrichten oder bereits in die Mandatsakte übernommenen Unterlagen. Bereits eingegangene E-Mails und PDF-Anhänge gehören zu den Mandatsunterlagen außerhalb des Portals. Für sie gelten die gesonderten Zwecke und Aufbewahrungsfristen der Mandatsbearbeitung. Die 90 Tage sind eine Frist für Portalzugänge und keine allgemeine Löschfrist für Mandatsunterlagen.
Ihre Rechte
Nach den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit eine automatisierte Verarbeitung auf Vertrag oder Einwilligung beruht, können Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format erhalten und ihre Übertragung verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen. Die bis dahin rechtmäßige Verarbeitung bleibt davon unberührt. Für Anfragen erreichen Sie mich unter den oben genannten Kontaktdaten.
Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen
Sie können aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen, soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO beruht. Ich beende diese Verarbeitung dann, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für meine Kanzlei ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, E-Mail mailbox@datenschutz.hamburg.de. Informationen und Beschwerdemöglichkeiten finden Sie unter https://datenschutz-hamburg.de.
Die Portalanwendung betreibt kein Profiling und trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Technische Zugangskontrollen und zeitweilige Anmeldesperren dienen dem Schutz des Portals.